De l’utilisation d’internet (et de Google) pour s’organiser

Le temps est une denrée rare, et pour un peu qu’on soit femme, mère, épouse et qu’on ait un peu d’ambition professionnelle, la chasse au temps devient une réelle priorité. J’ai déjà bloggué à plusieurs reprises sur les outils en ligne qui permettent de s’organiser, mais il n’y a pas que ces outils, à l’approche très professionnelle, qui permettent de gagner du temps.

Voici donc une liste, non exhaustive, des astuces que j’utilise pour gagner du temps, que ce soit professionnellement ou personnellement.

Nous suivons tous, tous les jours, un ‘circuit’ sur internet. Relever nos mails, faire un tour sur notre compte en banque, jeter un oeil à notre compte Facebook ou consulter les programmes télé, peu importe, nous avons tous deux, trois ou quatre sites que nous consultons dès que nous avons allumé notre ordinateur, et en retrouver les informations les plus importantes sur un seul et même site est un vrai ‘plus’.

Grâce à igoogle.com, j’ai accès à l’ensemble des informations importantes dès ma connexion. Cette page, devenue ma page de démarrage, me permet, par l’ajout de différents widgets :

• De relever mes mails,
• De lire mes flux rss,
• D’accéder directement à mes outils de recherche habituels (Google, mais également Google Maps, Pages Jaunes et Wikipedia),
• De visualiser des extraits des différents outils Google que j’utilise : Calendar, Docs, Bookmarks,…
• De connaître les dernières mises à jour des statuts Facebook de mes amis,…

Bien entendu, tout cela n’a aucun intérêt si l’on n’utilise pas ces outils au mieux de leur potentiel.

En ce qui concerne mes mails, j’ai centralisé depuis longtemps l’ensemble de mes mails sur Gmail, que j’utilise pour checker tous mes comptes grâce à la possibilité de rajouter des comptes POP et d’envoyer des mails depuis des adresses externes. Ainsi, que l’on m’écrive à mon adresse yahoo.fr, gironi.org ou unice.fr, mes mails arrivent sur Gmail et sont différenciés par un label, appliqué automatiquement dès réception grâce aux filtres. Impossible de louper un mail et plus besoin d’aller sur 3 interfaces différentes pour lire mes mails = gain de temps et efficacité maximale.

En terme de gestion des flux rss, c’est assez simple : j’ajoute à mon lecteur de flux, outre les 140 (!!!) blogs que je lis régulièrement, les flux rss des commentaires laissés sur mes propres blogs et sur mes comptes Flickr et Ipernity. De cette manière, plus besoin d’aller sur mes différents comptes à la recherche de commentaires récents, j’en suis informée sur ma page Igoogle grâce au widget Google Reader.

Google Reader que j’utilise sans modération pour partager les articles qui m’intéressent et marquer les articles sur lesquels je souhaite revenir plus tard (notamment ceux qui donneront lieu à un article ici-même).

Arrive ensuite Google Calendar, que je synchronise avec mon calendrier Outlook, lui-meme synchronisé avec mon Blackberry, me permettant ainsi de retrouver, consignés sur un seul et même calendrier, accessible en tous lieux, l’ensemble de mes rendez-vous, professionnels et personnels puis Google Docs, qui me permet de partager mes supports de cours avec mes étudiants, de travailler sur un même fichier avec mes collaborateurs, voire de stocker des informations dont je peux avoir besoin régulièrement.

Je vous conseille d’ailleurs d’y stocker, outre les présentations et autres documents professionnels dont vous pourriez avoir besoin en rendez-vous, un fichier répertoriant l’ensemble de vos références personnelles (numéro de sécurité sociale et de passeport, numéros de client auprès de votre assurance ou des impôts,  etc…)  toujours très utile lorsqu’il faut passer un coup de téléphone et qu’on a pas les éléments ‘physiques’ en main.

Google Bookmarks, comme son nom l’indique, me permet de stocker mes « marque-pages » en ligne, et m’offre ainsi la possibilité de retrouver mes favoris depuis n’importe quel ordinateur. Classés par ‘tags’, alimentés grâce à un plug in Firefox que j’ai installé sur l’ensemble des ordinateurs que j’utilise, ces bookmarks répertorient tout à la fois des adresses web sur lesquelles je me connecte régulièrement (comptes bancaires, outils professionnels, intranet de l’université, sites de recette,…) et des adresses plus temporaires, telles que la page de tracking d’un colis en attente de livraison.

Je pourrais également vous parler des fonctionnaliés avancées de Firefox, navigateur indispensable du surfeur débordé, ou de celles des différents logiciels de bureautique, mais le temps me manque…

Une autre fois, peut-être… 🙂